Budować czy kupować? Kiedy warto opracować własny system zarządzania nauczaniem (LMS), a kiedy lepiej skorzystać z gotowej platformy?
Dostawcy zazwyczaj oferują gotowe moduły, szablony i raporty, które można szybko dostosować do własnych potrzeb, jednocześnie przejmując znaczną część ryzyka technicznego związanego z bezpieczeństwem, skalowaniem i konserwacją. W praktyce oznacza to przewidywalne budżety i regularne aktualizacje bez konieczności tworzenia wewnętrznego zespołu produktowego.
Decyzja o opracowaniu własnego systemu LMS lub zakupie gotowej platformy jest kluczową decyzją biznesową. Czas, koszty, ryzyko związane z wdrożeniem i długoterminowa stabilność odgrywają tutaj kluczową rolę. W poniższych akapitach przedstawimy porównanie obu podejść, modelowe obliczenia kosztów dla trzech lat eksploatacji oraz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci wybrać opcję zapewniającą najwyższy zwrot z inwestycji.
Na co należy zwrócić uwagę: nie tylko licencje, ale koszty całej operacji
Aby zapewnić rzetelne porównanie, zalecamy zawsze obliczać TCO (tj. całkowity koszt posiadania systemu) dla co najmniej 36 miesięcy.
Bilans obejmuje jednorazowe koszty analizy, wdrożenia, integracji, migracji i szkoleń, a także bieżące pozycje, takie jak licencje, wsparcie techniczne, hosting i drobne dostosowania.
Kolejną niezwykle ważną pozycją, która jest często pomijana, jest koszt opóźnienia. Każdy miesiąc, w którym system nie działa, oznacza opóźnienie korzyści – niezależnie od tego, czy chodzi o szybsze wdrażanie nowych pracowników, zgodność z przepisami czy skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie informacji w ramach działalności operacyjnej. Jeśli korzystasz z modeli licencjonowania opartych na „aktywnych użytkownikach”, zwróć uwagę na ich definicję. To, czy „aktywność” rozumiana jest jako miesięczna, czy kwartalna, może mieć znaczący wpływ na całkowity koszt posiadania.
Modelowe obliczenie kosztów za trzy lata
Aby być bardziej konkretnym, rozważmy dwie realistyczne opcje.
W przypadku gotowej platformy (zakup rozwiązania chmurowego) Rozważmy 1000 aktywnych użytkowników, cenę 30 CZK za użytkownika miesięcznie, roczne wsparcie techniczne wliczone w cenę rozwiązania oraz jednorazowe koszty w wysokości 100 000 CZK za wdrożenie, 250 000 CZK za integrację i 70 000 CZK za szkolenie odpowiedzialnych pracowników po Państwa stronie. Roczna licencja kosztuje zatem 360 000 CZK. W ciągu trzech lat daje to kwotę 1 080 000 CZK na bieżącą działalność, do której należy dodać jednorazowy koszt w wysokości 420 000 CZK. Należy również dodać koszty opóźnień – zwykle wdrożenie trwa około 2-3 miesięcy, w zależności od złożoności integracji i zakresu migracji. Obliczmy na przykład 50 000 CZK miesięcznie na koszty szkoleń stacjonarnych, wynajmu sal itp. w porównaniu z opcją szkoleń wyłącznie online w nowym systemie LMS. Całkowity koszt posiadania (TCO) za trzy lata wynosi około 1 650 000 CZK.
W przypadku wewnętrznego rozwoju systemu możemy oczekiwać, że użyteczny prototyp (MVP) zostanie stworzony w ciągu sześciu miesięcy. Zespół składający się z programisty, projektanta UX i kierownika projektu zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin kosztuje około 200 000 CZK miesięcznie, czyli około 1 200 000 CZK w ciągu półrocza. Po uruchomieniu można spodziewać się mniejszych, ale stałych opłat za utrzymanie (20 000 CZK miesięcznie), które w ciągu najbliższych 30 miesięcy wyniosą około 600 000 CZK. Do tego należy dodać koszt podstawowego hostingu (50 000 CZK) i wreszcie koszt opóźnienia – jeśli korzyści zaczną się pojawiać dopiero po sześciu miesiącach, obliczymy to na 300 000 CZK. Całkowity koszt posiadania (TCO) za trzy lata wyniesie zatem około 2 150 000 CZK.
W powyższym przykładzie zakup gotowej platformy byłby bardziej sensowny z punktu widzenia 3-letniej perspektywy kosztowej, nie tylko pod względem kosztów, ale także szybszych rzeczywistych korzyści. Nie jest to jednak uniwersalna prawda. Przy większej liczbie aktywnych użytkowników, specyficznych procesach lub wymaganiach dotyczących głębszej integracji z własnym produktem, rozwój wewnętrzny może zacząć mieć większy sens ekonomiczny i strategiczny.
Kiedy więc SaaS ma sens?
Jeśli potrzebujesz szybko wdrożyć rozwiązanie, a przypadki użycia systemu LMS są w większości standardowe — wdrażanie nowych pracowników, zgodność z przepisami, rozwój umiejętności miękkich, kursy z testami i certyfikatami — gotowa platforma będzie prawdopodobnie właściwym wyborem.
Kiedy warto rozważyć rozwój wewnętrzny?
Sytuacja wygląda inaczej, gdy edukacja jest kluczową częścią Twoich usług lub kluczowym elementem Twojego produktu. Jeśli potrzebujesz nietypowej logiki w ramach nauki, specyficznego zarządzania dostępem, szczegółowego modelu danych lub zaawansowanej personalizacji, rozwój wewnętrzny ma znacznie więcej sensu niż „gotowe rozwiązanie”. Jednocześnie jednak należy uczciwie powiedzieć, że wewnętrzne opracowanie wiąże się z bieżącymi kosztami związanymi z konserwacją, aktualizacjami i bezpieczeństwem systemu. Jeśli poważnie podchodzisz do edukacji w swojej firmie i planujesz w dłuższej perspektywie czasowej, to przy prognozowanym całkowitym koszcie posiadania wynoszącym 5–6 lat, niestandardowe opracowanie zazwyczaj zaczyna się opłacać.
A co z oprogramowaniem open source?
Oprogramowanie open source LMS może być pragmatycznym kompromisem między „zakupem” a „opracowaniem”. Oszczędzasz na licencjach i zmniejszasz zależność od jednego dostawcy. Nie musisz też zaczynać rozwoju od zera. Często jednak bierzesz na siebie odpowiedzialność za aktualizacje, poprawki bezpieczeństwa, a nawet rozwój rozszerzeń, które są „dołączone” do platform komercyjnych. Jeśli masz duże doświadczenie w IT, może to być bardzo rozsądny wybór.
Ryzyko, które należy kontrolować za pomocą umowy
W przypadku gotowych platform najczęstszym zagrożeniem jest uzależnienie od dostawcy. Można je ograniczyć dzięki jasno opisanym narzędziom do eksportu i importu, otwartemu API, umowie dotyczącej migracji wstecznej oraz dobrze zdefiniowanym umowom SLA. Należy również zwrócić uwagę na warunki licencji dotyczące „aktywnych użytkowników”, aby całkowity koszt posiadania nie odbiegał od oczekiwań po podpisaniu umowy. W przypadku rozwoju wewnętrznego często nie docenia się znaczenia długoterminowej konserwacji i bezpieczeństwa. Nawet gdy rozwiązanie jest już gotowe do użycia, konieczne jest regularne aktualizowanie bibliotek, reagowanie na luki w zabezpieczeniach i utrzymywanie integralności dzienników audytowych.
Wreszcie, warto nieustannie doceniać czas pracowników wewnętrznych — menedżerów produktu, twórców treści edukacyjnych, administratorów IT i pracowników pomocy technicznej — ponieważ ich wydajność często decyduje o rzeczywistym zwrocie z inwestycji w całą inicjatywę.
Co z tego wynika?
Decyzja między gotowym rozwiązaniem a rozwojem niestandardowym jest przede wszystkim wyborem biznesowym i powinna opierać się na całkowitym koszcie posiadania przez co najmniej 36 miesięcy.
Zakup gotowego rozwiązania ma sens, gdy potrzebujesz szybko wdrożyć system (lub nawet przetestować potencjalne korzyści płynące z e-learningu w Twojej firmie), a Twoje potrzeby są standardowe. Jeśli nie masz nic przeciwko podążaniu za planem rozwoju produktu dostawcy i jesteś zadowolony ze standardowych integracji i umów SLA, jest to zazwyczaj najszybsza i najbezpieczniejsza droga.
Rozwiązanie dostosowane do indywidualnych potrzeb opłaca się, gdy system LMS stanowi część Twojej unikalnej propozycji wartości lub potrzebujesz niestandardowej logiki, głębokiej integracji lub konkretnych modeli analitycznych i danych. Ma to również sens, jeśli myślisz w dłuższej perspektywie, akceptujesz większą odpowiedzialność za konserwację i bezpieczeństwo oraz dysponujesz stabilnym zespołem (wewnętrznym lub zewnętrznym) zdolnym do długoterminowego rozwoju produktu. W takiej sytuacji rozwój wewnętrzny zapewni Ci pełną kontrolę zarówno nad funkcjami, jak i tempem innowacji.
Oprogramowanie open source może być odpowiednim kompromisem: zmniejsza zależność od jednego dostawcy i eliminuje część kosztów licencji.
Ostatnia wskazówka:
Jeśli nadal nie jesteś pewien lub potrzebujesz pomocy, napisz do nas, a my zorganizujemy krótką konsultację.
