Entwickeln oder kaufen? Wann lohnt es sich, ein eigenes LMS zu entwickeln, und wann ist es besser, eine fertige Plattform zu nutzen?
Anbieter stellen in der Regel vorgefertigte Module, Vorlagen und Berichte zur Verfügung, die in kurzer Zeit angepasst werden können, und übernehmen dabei einen Großteil der technischen Risiken in Bezug auf Sicherheit, Skalierung und Wartung. In der Praxis bedeutet dies vorhersehbare Budgets und regelmäßige Updates, ohne dass ein internes Produktteam aufgebaut werden muss.
Die Entscheidung zwischen der Entwicklung eines eigenen LMS und dem Kauf einer vorgefertigten Plattform ist eine wichtige Geschäftsentscheidung. Zeit, Kosten, Risiken während der Implementierung und langfristige Nachhaltigkeit spielen dabei eine wichtige Rolle. In den folgenden Abschnitten führen wir Sie durch einen Vergleich beider Ansätze, stellen eine Modellkalkulation der Kosten für drei Betriebsjahre vor und bieten praktische Leitlinien, die Ihnen bei der Auswahl der Option mit der höchsten Kapitalrendite helfen.
Worauf Sie achten sollten: nicht nur Lizenzen, sondern die Kosten des gesamten Betriebs
Um einen fairen Vergleich zu gewährleisten, empfehlen wir, immer die TCO (d. h. die Gesamtbetriebskosten des Systems) für mindestens 36 Monate zu berechnen.
Die Bilanz umfasst einmalige Kosten für Analyse, Implementierung, Integration, Migration und Schulung sowie laufende Posten wie Lizenzen, Support, Hosting und kleinere Anpassungen.
Ein weiterer äußerst wichtiger Punkt, der oft übersehen wird, sind die Kosten der Verzögerung. Jeder Monat, in dem das System noch nicht läuft, bedeutet verzögerte Vorteile – sei es die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Einhaltung von Vorschriften oder die Reduzierung des Zeitaufwands für die Suche nach Informationen im Betrieb. Wenn Sie mit Lizenzmodellen für „aktive Benutzer” arbeiten, achten Sie auf deren Definition. Ob „Aktivität” als monatlich oder vierteljährlich verstanden wird, kann sich erheblich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken.
Modellberechnung der Kosten für drei Jahre
Um konkret zu werden, betrachten wir zwei realistische Optionen.
Im Falle einer fertigen Plattform (Kauf einer Cloud-Lösung) Nehmen wir 1.000 aktive Nutzer, einen Preis von 30 CZK pro Nutzer und Monat, jährlichen Support, der im Preis der Lösung enthalten ist, sowie einmalige Kosten von 100.000 CZK für die Implementierung, 250.000 CZK für die Integration und 70.000 CZK für die Schulung der zuständigen Mitarbeiter auf Ihrer Seite. Die jährliche Lizenz kostet somit 360.000 CZK. Über drei Jahre belaufen sich die Kosten für den laufenden Betrieb auf 1.080.000 CZK, zu denen noch einmalige Kosten in Höhe von 420.000 CZK hinzukommen. Hinzu kommen noch die Kosten für Verzögerungen – die übliche Implementierungszeit beträgt etwa 2-3 Monate, abhängig von der Komplexität der Integration und dem Umfang der Migration. Berechnen wir beispielsweise 50.000 CZK pro Monat für die Kosten für Präsenzschulungen, Raummiete usw. im Vergleich zu einer reinen Online-Schulungsoption auf Ihrem neuen LMS. Die Gesamtbetriebskosten für drei Jahre belaufen sich auf etwa 1.650.000 CZK.
Bei der internen Systementwicklung können wir davon ausgehen, dass ein nutzbarer Prototyp (MVP) in sechs Monaten erstellt wird. Ein Team bestehend aus einem Entwickler, einem UX-Designer und einem Teilzeit-Projektmanager kostet etwa 200.000 CZK pro Monat oder rund 1.200.000 CZK pro Halbjahr. Nach dem Start ist mit geringeren, aber konstanten Wartungskosten (20.000 CZK pro Monat) zu rechnen, die sich über die nächsten 30 Monate auf etwa 600.000 CZK belaufen. Hinzu kommen die Kosten für das Basis-Hosting (50.000 CZK) und schließlich die Kosten für die Verzögerung – wenn die Vorteile erst nach sechs Monaten wirklich zum Tragen kommen, rechnen wir mit 300.000 CZK. Die Gesamtbetriebskosten für drei Jahre belaufen sich dann auf etwa 2.150.000 CZK.
Im obigen Beispiel wäre der Kauf einer fertigen Plattform im Hinblick auf die Kostenprognose für drei Jahre sinnvoller, nicht nur in Bezug auf die Kosten, sondern auch in Bezug auf schnellere reale Vorteile. Dies ist jedoch keine allgemeingültige Wahrheit. Bei einer höheren Anzahl aktiver Nutzer, spezifischen Prozessen oder Anforderungen für eine tiefere Integration in Ihr eigenes Produkt kann eine interne Entwicklung wirtschaftlich und strategisch sinnvoller sein.
Wann ist SaaS also sinnvoll?
Wenn Sie eine Lösung schnell bereitstellen müssen und Ihre LMS-Anwendungsfälle überwiegend standardisiert sind – Onboarding, Compliance, Entwicklung von Soft Skills, Kurse mit Tests und Zertifizierungen –, ist eine fertige Plattform wahrscheinlich die richtige Wahl.
When is it worth considering in-house development?
Anders verhält es sich, wenn Bildung ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Dienstleistungen oder ein Schlüsselelement Ihres Produkts ist. Wenn Sie innerhalb der Studie eine atypische Logik, eine spezifische Zugriffsverwaltung, ein detailliertes Datenmodell oder eine ausgefeilte Personalisierung benötigen, ist eine interne Entwicklung viel sinnvoller als eine „Standardlösung“. Gleichzeitig muss jedoch gesagt werden, dass eine interne Entwicklung mit laufenden Kosten für Wartung, Updates und Systemsicherheit verbunden ist. Wenn Sie die Bildung in Ihrem Unternehmen ernst nehmen und bei der Planung einen längeren Zeithorizont im Blick haben, dann macht sich eine kundenspezifische Entwicklung bei einer TCO-Perspektive von 5–6 Jahren in der Regel bezahlt.
Was ist mit Open Source?
Open-Source LMS kann ein pragmatischer Kompromiss zwischen „Kauf” und „Entwicklung” sein. Sie sparen Lizenzkosten und reduzieren Ihre Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Außerdem müssen Sie nicht bei Null mit der Entwicklung beginnen. Allerdings übernehmen Sie oft die Verantwortung für Updates, Sicherheitspatches und häufig sogar für die Entwicklung von Erweiterungen, die bei kommerziellen Plattformen „im Lieferumfang enthalten” sind. Wenn Sie über fundierte IT-Kenntnisse verfügen, kann dies eine sehr sinnvolle Entscheidung sein.
Risiken, die vertraglich geregelt werden sollten
Bei vorgefertigten Plattformen ist die häufigste Befürchtung die Anbieterabhängigkeit. Sie können dies durch klar beschriebene Export- und Import-Tools, eine offene API, eine Vereinbarung zur Rückmigration und klar definierte SLAs abmildern. Achten Sie auch auf die Lizenzbedingungen in Bezug auf „aktive Benutzer”, damit die Gesamtbetriebskosten nach der Unterzeichnung nicht von den Erwartungen abweichen.
Langfristige Wartung und Sicherheit werden bei der internen Entwicklung oft unterschätzt. Selbst wenn die Lösung bereits läuft, müssen Sie regelmäßig Bibliotheken aktualisieren, auf Schwachstellen reagieren und die Integrität der Audit-Protokolle aufrechterhalten.
Schließlich lohnt es sich, die Zeit der internen Mitarbeiter – Produktmanager, Ersteller von Studieninhalten, IT-Administratoren und Helpdesk-Mitarbeiter – kontinuierlich zu schätzen, da ihre Kapazitäten oft den tatsächlichen Return on Investment der gesamten Initiative bestimmen.
Was ist die Schlussfolgerung?
Die Entscheidung zwischen einer Standardlösung und einer individuellen Entwicklung ist in erster Linie eine geschäftliche Entscheidung und sollte auf den Gesamtbetriebskosten für mindestens 36 Monate basieren.
Der Kauf einer fertigen Lösung ist sinnvoll, wenn Sie das System schnell einführen müssen (oder sogar die potenziellen Vorteile von E-Learning in Ihrem Unternehmen testen möchten) und Ihre Anforderungen Standard sind. Wenn Sie mit der Produkt-Roadmap des Anbieters einverstanden sind und mit Standardintegrationen und SLAs zufrieden sind, ist dies in der Regel der schnellste und sicherste Weg.
Eine kundenspezifische Entwicklung lohnt sich, wenn das LMS Teil Ihres einzigartigen Wertversprechens ist oder Sie nicht standardisierte Logik, tiefgreifende Integrationen oder spezifische Analysen und Datenmodelle benötigen. Sie ist auch sinnvoll, wenn Sie langfristig denken, mehr Verantwortung für Wartung und Sicherheit übernehmen und über ein stabiles Team (intern oder extern) verfügen, das in der Lage ist, das Produkt langfristig weiterzuentwickeln. In einem solchen Umfeld haben Sie durch die interne Entwicklung die vollständige Kontrolle über die Funktionen und das Tempo der Innovation.
Open Source kann ein geeigneter Kompromiss sein: Es reduziert die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter und eliminiert einen Teil der Lizenzkosten.
Abschließender Tipp:
Wenn Sie sich noch unsicher sind oder ein wenig Hilfe wünschen, schreiben Sie uns und wir vereinbaren einen kurzen Beratungstermin.
