Wie man die Effektivität eines LMS bewertet: Wann man die Plattform wechselt und wann man sie beibehält

(oder wann es sich lohnt, in ein neues System zu investieren und wann das bestehende zu modifizieren)

Die Entscheidung, ob man das bestehende LMS (Learning Management System) beibehält oder sich nach einem neuen umsieht, ist für viele Unternehmen schwieriger als es scheint. Es geht nicht nur darum, ob die Benutzer die Kurse abschließen oder ob Sie mit der Plattform auf Anhieb zufrieden sind. Es gibt eine Reihe von Faktoren, die eine Rolle spielen - von den Kosten und der Funktionalität bis hin zu den Reaktionen der Nutzer und den Entwicklungsplänen. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, die Effektivität Ihres LMS zu bewerten und zu erkennen, wann es an der Zeit ist, das System wirklich zu ersetzen, und wann Sie nur ein paar Verbesserungen oder Erweiterungen benötigen, um bei Ihrer alten Lösung zu bleiben.

Warum überhaupt die Effektivität eines LMS messen?

  -    Kosteneinsparungen: LMS-Management kann sowohl günstig als auch teuer sein. Sie sollten sicherstellen, dass Sie für das Geld und die aufgewendete Zeit einen Gegenwert erhalten (z. B. erhöhte Produktivität, schnellere Einarbeitung).

  -    Benutzerzufriedenheit sicherstellen: Wenn die Teilnehmer die Kurse nicht gerne öffnen, sich über die Benutzeroberfläche oder langsame Ladezeiten beschweren, kann dies die Entwicklung echter Fähigkeiten behindern.

  -    Unterstützung Ihrer Unternehmensstrategie: Ihre Lernstrategie kann sich ändern - vielleicht führen Sie Gamification, xAPI oder mobiles Lernen ein. Es ist wichtig, dass das LMS Trends und Unternehmensentwicklungen widerspiegeln kann.

Key Performance Indicators (KPIs) zur Bewertung

     1.    Kursabschlussquote

       Wie viele Mitarbeiter schließen ihre zugewiesenen Kurse erfolgreich ab? Wenn der Prozentsatz zu niedrig ist, kann dies auf ein ungeeignetes LMS-Design, mangelndes Engagement oder geringe Motivation zurückzuführen sein.

    2.    Benutzerzufriedenheit

       Regelmäßige Fragebögen oder Umfragen geben Aufschluss darüber, ob die Teilnehmer mit der Benutzerfreundlichkeit, der Geschwindigkeit, den Funktionen und der Verfügbarkeit der Kurse zufrieden sind.

       Dies kann eine einfache Skala (1-5) oder strukturierte Fragen sein (z.B. "Was stört Sie am meisten am LMS?").

     3.    Technische Stabilität und Leistung

       Häufige Ausfälle, lange Antwortzeiten, Probleme mit der Kurskompatibilität verringern das Vertrauen in das LMS.

       Wenn das System veraltet ist und einen Anstieg der Nutzerzahlen oder größere Mengen an Inhalten nicht bewältigen kann, verlieren die Menschen die Geduld mit der Schulung.

      4.    Funktionalität vs. Bedürfnisse

       Erfüllt das System Ihre wichtigsten Anforderungen wie Unterstützung für mobiles Lernen, Gamification, soziale Funktionen, Integration in HR-Systeme?

       Wenn Sie wichtige Funktionen vermissen, die das LMS selbst mit zusätzlichen Modulen nicht bieten kann, kann es sich lohnen, eine neue Plattform zu suchen.

      5.    ROI (Return on Investment)

       Verfolgen Sie, ob E-Learning tatsächlich die Einarbeitungszeit verkürzt, ob sich die Leistung nach bestimmten Kursen verbessert oder ob das Unternehmen Kosten für persönliche Schulungen spart.

       Wenn sich das LMS nicht innerhalb eines Jahres "amortisiert", lohnt es sich zu untersuchen, warum - liegt es am LMS, am Inhalt oder an der Methodik?

Anzeichen dafür, dass Sie eine neue Plattform in Betracht ziehen sollten

     1.    Große technologische Schulden und Veralterung

       Wenn Sie mit häufigen Ausfällen, Inkompatibilität mit modernen Browsern oder mobilen Geräten zu kämpfen haben und Ihr Anbieter Ihnen nicht effektiv helfen kann, ist es vielleicht Zeit für einen Wechsel.

    2.    Nicht erweiterbar Erweiterbarkeit

       Sie möchten adaptives Lernen, KI, Integration mit MS Teams oder xAPI einbinden, aber Ihr bestehendes LMS kann dies nicht und es gibt keinen wirklichen Fahrplan oder Entwicklungsplan, um Funktionen hinzuzufügen.

       Sie sind an die Grenzen der Anpassung oder Erweiterung gestoßen (fehlende APIs, Plugins, geschlossene Umgebungen).

      3.    Zu komplizierte Administration

       Die Benutzeroberfläche für Administratoren ist so komplex, dass man Wochen mit der Vorbereitung jedes neuen Kurses verbringt und die Systemadministration übermäßig aufwändig ist.

       HR- oder L&D-Abteilung beschwert sich über "großes Chaos", Mangel an verständlichen Berichten, etc.

      4.    Negatives Nutzerfeedback

       Es wird deutlich, dass die Mitarbeiter des Unternehmens das LMS ignorieren oder Schwierigkeiten haben, es zu bedienen. Die Abschlussquoten der Kurse sinken und die Beschwerden über die Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit des Systems nehmen zu.

       Auch die Anreizmechanismen funktionieren nicht, weil die Plattform nicht benutzerfreundlich ist.

    5. Unrentable Wartungskosten

       Das ursprünglich vorteilhafte On-Premise-Modell ist zu einer finanziellen Belastung geworden (Serverkosten, IT-Personal, Updates). Oder ein SaaS-Modell mit unbestimmten Gebühren ist finanziell nicht mehr tragbar.

       Der Anbieter verlangt hohe Gebühren für jede Änderungs- oder Aktualisierungsanfrage.

Wann sollte man die Plattform behalten und lieber aktualisieren

       Das Fundament funktioniert, Sie müssen nur aufrüsten

       Das LMS eignet sich hervorragend für die Bedienung von Benutzern, Kursen und Tests, aber Sie möchten gerne Gamification oder eine mobile App hinzufügen. Wenn der Anbieter ein Plugin oder ein Upgrade anbietet, kann es sich lohnen, eine Erweiterung anstelle einer kompletten Migration durchzuführen.

    2.  Sie haben teure Inhalte in einem proprietären Format

       Ein Wechsel zu einem anderen System würde eine massive Migration von Inhalten (Kursen) und Tests bedeuten - und das ist teuer und komplex. Wenn das bestehende LMS aufgerüstet werden kann, ist es vielleicht günstiger.

    3. Die Verwaltung ist effizient und die IT ist zufrieden

       Wenn die Plattform stabil ist, die Administratoren sie gut kennen und die Nutzer sich nicht beschweren, sollten Sie überlegen, ob nicht kleinere Änderungen (geringfügige Umgestaltung, xAPI-Plugin, Integration mit einem anderen Tool) ausreichen.

    4. Endbenutzerzufriedenheit

       Wenn Ihr Feedback zeigt, dass sie mit den Kursen und der Steuerung zufrieden sind und keinen Grund sehen, das System zu ändern, dann ist ein Wechsel des LMS ein Risiko, das den positiven Zustand stören könnte. Es ist besser, nur die fehlenden Funktionen hinzuzufügen.

       Der Anbieter geht aktiv auf Anfragen ein

         Wenn Sie einen reaktionsfreudigen Anbieter haben, der bereit ist, das System zu modifizieren, neue Module bereitzustellen oder bei der Integration zu helfen, ist es oft einfacher, ein Upgrade auf eine bestehende Lösung auszuhandeln als eine komplexe Migration zu einem konkurrierenden LMS.

Entscheidungsprozess

       Daten sammeln: Überprüfung der wichtigsten Kennzahlen (Abschlussquoten, Zufriedenheit, ROI), Analyse von Beschwerden und Anfragen von Benutzern und der Personalabteilung.

    2. Schreiben Sie zukünftige Anforderungen auf: Welche Funktionalität und Integration werden Sie in den nächsten 1-2 Jahren benötigen

       Evaluieren Sie die Optionen: Wenn der Anbieter des vorhandenen LMS dies berücksichtigen kann (Upgrades, Module, Anpassungen), vergleichen Sie die Kosten und Vorteile mit einer vollständigen Migration.

    4. Pilotprojekt: Wenn Sie eine neue Plattform in Erwägung ziehen, testen Sie sie mit einer kleineren Gruppe, um zu sehen, wie sich die tatsächliche Benutzererfahrung und die Verwaltung durch die Administratoren unterscheiden.

    5. Entscheiden und planen Sie die Migration oder das Upgrade: Für welche Option Sie sich auch entscheiden, erstellen Sie einen klaren Plan für die Migration (oder die Implementierung einer Erweiterung), idealerweise mit einem Zeitplan und klaren Verantwortlichkeiten.

Was werden Sie also ändern?

Die Bewertung der Wirksamkeit eines LMS ist keine einmalige Angelegenheit. Es ist gut, einen regelmäßigen Zyklus (vielleicht jährlich) zu haben, in dem Sie die wichtigsten Kennzahlen, das Feedback und die Nutzeranfragen betrachten und bewerten, ob das System noch ausreichend ist. Die Entscheidung, ein LMS zu wechseln, ist immer ein großer Schritt (finanziell und zeitlich), daher ist es sinnvoll, ein Gleichgewicht zwischen "das Beste aus dem machen, was wir haben" und "wenn wir an unsere Grenzen stoßen, ist es Zeit, weiterzumachen."

Denken Sie daran, dass die Aufrüstung einer bestehenden Plattform überraschend effektiv sein kann, wenn der Anbieter entgegenkommend ist und Ihre IT-Abteilung sie mit neuen Tools (Gamification, xAPI, mobiles Lernen) integrieren kann. Wenn das LMS hingegen wirklich veraltet ist und den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht wird, lohnt es sich, den Übergang zu einer neuen Plattform in Betracht zu ziehen, bevor die Benutzer endgültig die Motivation und das Vertrauen in das E-Learning im Unternehmen verlieren.

Wollen Sie sehen, was es auf dem Markt gibt und welche Funktionen die Mitbewerber realistischerweise anbieten? Werfen Sie einen Blick auf unseren LMS-Vergleich - dort finden Sie heraus, ob ein Wechsel Ihnen wirklich die erwarteten Vorteile bringt, oder ob Sie lieber bei Ihrer bestehenden Lösung bleiben und diese lediglich "tunen" sollten.