Migrace mezi LMS: co lze přenést a kde vznikají omezení
Při výběru nového LMS často zazní uklidňující věta: „Data vám samozřejmě převedeme.“ Dokud ale nevíte, která data, v jaké podobě a s jakými návaznostmi, je to spíš začátek debaty než hotový migrační plán. Každý systém totiž popisuje uživatele, kurzy a výsledky trochu jinak.
Otevřenost exportu jsme už řešili v souvislosti s vendor lock-inem. Tentokrát se zaměříme na druhou stranu přenosu: co s vyexportovanými informacemi skutečně dokáže nové LMS. Soubor, který lze stáhnout, ještě nemusí být souborem, který půjde plnohodnotně importovat.
Začněte rozdílem mezi obsahem a historií
Kurz představuje jednu část migrace. Historie o tom, kdo jej absolvoval, jakým způsobem a s jakým výsledkem, je samostatná vrstva. Přenos videa nebo SCORM balíčku proto automaticky nepřenese předchozí pokusy studentů, komentáře nebo certifikáty.
Vyplatí se vytvořit přehled několika skupin: uživatelé a organizační struktura, samotný obsah, zápisy do kurzů, výsledky, osvědčení a provozní záznamy. U každé skupiny si nechte od obou dodavatelů potvrdit formát exportu a možnosti importu. Zjistíte tak včas, která část přenosu bude standardní a která vyžaduje úpravu dat.
Účty potřebují spolehlivé propojení identity
Jméno a příjmení obvykle nestačí jako jednoznačný identifikátor. Ve firmě mohou být jmenovci, lidé mohou změnit příjmení a e-mail nemusí být po celou dobu stejný. Nový systém potřebuje poznat, které historické výsledky patří ke kterému účtu.
Ptejte se, zda se uživatelé propojují zaměstnaneckým číslem, identitou z HR systému nebo jiným stabilním údajem. Důležité jsou i deaktivované účty, externisté a lidé s více pracovními vztahy. Chyba v přiřazení může způsobit, že bude počet importovaných řádků souhlasit, ale jejich obsah se zobrazí nesprávným lidem.
Standardní balíček není záloha celého LMS
SCORM může usnadnit přenos výukového balíčku mezi kompatibilními platformami. Nativní testy, diskuse, úkoly a specifické moduly ale mohou vyžadovat jiný postup. Také u samotného balíčku je potřeba ověřit podporovanou verzi a chování v cílovém přehrávači.
Záloha kurzu bývá navázaná na konkrétní platformu. Dokumentace Moodle například rozlišuje, zda záloha obsahuje také uživatele a jejich výsledky. Z toho ale nelze odvodit, že stejnou zálohu přečte libovolné jiné LMS. Pokud kurz používá rozšíření, musí být předem jasné, čím jeho funkci nové prostředí nahradí.
Výsledek studia má více podob
Záznam „splněno“ může působit jednoduše. V původním systému však mohl vzniknout kombinací testu, účasti na workshopu a potvrzení lektora. Cílová platforma může stejné dokončení vyhodnocovat podle jiných podmínek. Je proto důležité zachovat také význam importované informace.
Rozlišujte alespoň datum dokončení, dosažené skóre, platnost a původ záznamu. Ptejte se, zda bude historický údaj veden jako importované absolvování, nebo jako nový pokus v kurzu. Pro audit a budoucí reporty je to podstatný rozdíl. Přepsání starého výsledku do nového pokusu může vytvořit zavádějící dojem, jak studium proběhlo.
Rozpracované studium bývá nejsložitější část
Pokračování uprostřed lekce závisí na tom, jak kurz a LMS ukládají průběžný stav. Někdy lze potřebné informace přenést, jindy nový systém nepodporuje stejnou strukturu nebo identifikaci aktivit. Ani podpora stejného standardu sama o sobě nezaručuje převod všech rozpracovaných relací.
Nechte si tuto schopnost předvést na konkrétním vzorku. Modelový student má dokončené dva moduly, třetí rozpracovaný a jeden neúspěšný pokus v testu. Po importu musí být jasné, co se zachovalo a co začne znovu. Pokud je výhodnější umožnit dokončení ve starém prostředí, patří toto rozhodnutí do plánu přechodu.
Certifikáty a přílohy kontrolujte samostatně
Evidence, že někdo certifikát získal, není totéž jako původní vystavený dokument. Při převodu můžete potřebovat obojí: strukturovaná data kvůli vyhledávání a původní soubor kvůli doložení jeho přesného znění.
Prověřte vazbu na účastníka, vydávající organizaci, datum, verzi a platnost. Podobně se ptejte na přílohy úkolů nebo potvrzení o prezenční účasti. Záznam o existenci souboru bez samotného souboru je neúplný. U veřejného ověřování certifikátů navíc řešte, co bude s původními ověřovacími odkazy.
Pilot musí ověřit význam dat
Počet importovaných řádků je důležitá kontrola, ale neukáže všechno. V pilotu vyberte různé typy uživatelů a studijních situací. Zkontrolujte jejich pohled, pohled manažera i výstup v reportu. Věnujte pozornost časovým pásmům, duplicitám a návaznosti na nové integrace.
Před ostrým přenosem by mělo být jasné:
- Které údaje nový systém převezme a v jaké podobě?
- Které záznamy zůstanou v odděleném archivu?
- Co se stane s rozpracovanými kurzy a platností osvědčení?
- Jak proběhne kontrola a kdo potvrdí převzetí výsledku?
Migrační schopnost patří do hodnocení nové platformy
Nemusíte přenášet všechno do stejné obrazovky nového LMS. Někdy je rozumnější zachovat dohledatelný archiv a do provozu převést jen potřebná data. Rozhodnutí má ale vycházet z vašich evidenčních a provozních potřeb, ne z toho, co se dodavateli nejsnáze importuje.
V Katalogu LMS si můžete porovnat základní vlastnosti platforem. U konkrétního výběru potom požadujte migrační ukázku. Ta obvykle napoví o skutečné přenositelnosti víc než obecné ujištění v nabídce.
