Postavit nebo koupit? Kdy se Vám vyplatí vlastní vývoj LMS a kdy hotová platforma
Rozhodnutí mezi vlastním vývojem LMS a pořízením hotové platformy je klíčové obchodní rozhodnutí. Roli zde hraje čas, náklady, rizika během implementace i dlouhodobá udržitelnost. V následujících odstavcích vás provedeme srovnáním obou přístupů, přiblížíme modelový výpočet nákladů na tři roky provozu a nabídneme praktická vodítka, která Vám pomohou zvolit variantu s nejvyšší návratností investice.
Na co se dívat: nejen licence, ale náklady na celý provoz
Aby bylo srovnání férové, doporučujeme vždy počítat TCO (tj. celkové náklady na vlastnictví systému) alespoň na 36 měsíců.
Do bilance patří jednorázové náklady na analýzu, implementaci, integrace, migraci a školení, stejně jako průběžné položky typu licencí, podpory, hostingu a drobných úprav.
Nesmírně důležitá je také položka, na kterou se často zapomíná: náklad za zpoždění. Každý měsíc, kdy systém ještě neběží, znamená odsunuté přínosy – ať už jde o rychlejší onboardování nováčků, splnění compliance, nebo zkrácení doby hledání informací v provozu. Pokud pracujete s licenčními modely „za aktivního uživatele“, pohlídejte si jejich definici. To, jak je aktivita chápána a zda se počítá měsíčně, kvartálně či ročně - to může s TCO výrazně pohnout.
Modelový výpočet nákladů na tři roky
Abychom byli konkrétní, vezměme dvě realistické varianty.
V případě hotové platformy (nákup cloudového řešení) uvažujme 1.000 aktivních uživatelů, cenu 30 Kč za uživatele a měsíc, roční podporu v ceně dodávaného řešení a jednorázové náklady 100.000 Kč na implementaci, 250.000 Kč na integrace a 70.000 Kč na školení odpovědných pracovníků na vaší straně. Roční licence tedy vyjde na 360.000 Kč. Za tři roky jde o 1.080.000 Kč za dosavadní provoz, k nimž přičtete 420.000 Kč jednorázově. Zde je ještě nutné připočítat náklady za zpoždění – obvyklá doba implementace se pohybuje kolem 2-3 měsíců, samozřejmě podle složitosti integrací a rozsahu migrace. Počítejme tedy například 50.000 Kč měsíčně na nákladech za prezenční školení, pronájem místností atd. oproti čistě online variantě školení na vašem novém LMS. TCO za tři roky činí zhruba 1.650.000 Kč.
U vlastního vývoje systému počítejme s tím, že použitelný prototyp (MVP) vznikne za šest měsíců. Tým složený z vývojáře, UX designéra, částečného projektového manažera vychází přibližně na 200 000 Kč měsíčně, tedy zhruba 1.200.000 Kč za půl roku. Po spuštění je třeba počítat s menším, ale stálým úvazkem na údržbu (20.000 Kč měsíčně), což za dalších 30 měsíců představuje cca 600.000 Kč. K tomu přidejte náklady za základní hosting (50.000 Kč) a nakonec ještě náklad zpoždění – pokud přínosy reálně začnou až po šesti měsících, počítejme 300.000 Kč. Celkové TCO na tři roky pak vyjde zhruba na 2.150.000 Kč.
V uvedeném příkladu by tak pořízení hotové platformy dávalo při 3 letém výhledu nákladů větší smysl, a to nejen nákladově, ale i rychlejším nástupem reálných přínosů. Není to však univerzální pravda. Při vyšších počtech aktivních uživatelů, specifických procesech nebo požadavcích na hlubší integraci do vlastního produktu může vlastní vývoj začít dávat ekonomicky i strategicky větší smysl.
Poznámka: Uváděné ceny jsou pouze orientační a slouží pro názorný příklad v tomto článku.
Kdy tedy dává smysl Saas?
Pokud potřebujete řešení nasadit rychle a Vaše scénáře použití LMS jsou převážně standardní – onboarding, compliance, rozvoj měkkých dovedností, kurzy s testy a certifikacemi – je pravděpodobné, že hotová platforma bude to pravé ořechové.
Dodavatelé běžně přinášejí předpřipravené moduly, šablony a reporty, které lze v krátkém čase přizpůsobit, a zároveň přebírají významnou část technických rizik spojených s bezpečností, škálováním a údržbou. V praxi to znamená předvídatelné rozpočty a pravidelné aktualizace bez potřeby budovat interní produktový tým.
Kdy tedy stojí za úvahu vlastní vývoj?
Jiná situace nastává ve chvíli, kdy je vzdělávání klíčovou součástí vašich služeb nebo klíčovým prvkem produktu. Pokud potřebujete netypickou logiku v rámci studia, specifické řízení přístupů, detailní datový model či sofistikovanou personalizaci, dává vlastní vývoj mnohem větší smysl než "krabicové řešení". Zároveň je však fér říci, že vlastní vývoj s sebou nese trvalé náklady spojené s údržbou, aktualizacemi a zajištěním bezpečnosti systému. Pokud to se vzděláváním ve firmě myslíte vážně a při plánování se díváte na delší časové horizonty, tak se s výhledem na TCO 5-6 let začíná zpravidla vlastní vývoj vyplácet.
A co open-source?
Open-source LMS může být pragmatickým kompromisem mezi „nákupem“ a „vývojem“. Ušetříte na licencích a snížíte závislost na jednom dodavateli. Rovněž nestavíte svůj vývoj "na čisté louce". Často ale přebíráte odpovědnost za aktualizace, bezpečnostní záplaty a mnohdy i vývoj rozšíření, která na komerčních platformách dostáváte „v ceně“. Pokud máte silné IT zázemí, může to být velmi rozumná volba.
Rizika, která je vhodné mít pod smluvní kontrolou
U hotových platforem bývá nejčastějším strašákem vendor lock-in. Zmírníte jej jasně popsanými exportními a importními nástroji, otevřeným API, dohodou o reverzní migraci a dobře definovanými SLA. Ohlídejte si také licenční podmínky kolem „aktivních uživatelů“, aby se TCO po podpisu neodchýlilo od očekávání.
U vlastního vývoje bývá podceňovaná dlouhodobá údržba a bezpečnost; i když řešení běží, musíte pravidelně aktualizovat knihovny, reagovat na zranitelnosti a zachovávat integritu auditních logů.
Nakonec se vyplatí průběžně oceňovat čas interních lidí – produkťáků, tvůrců studijního obsahu, IT správců i helpdesku – protože právě jejich kapacita často rozhoduje o reálné návratnosti celé iniciativy.
Co si z toho odnést?
Rozhodnutí mezi krabicovým řešením a vývojem na míru je především obchodní volba a vycházet by měla z TCO minimálně na 36 měsíců.
Nákup hotového řešení dává smysl, když potřebujete systém rychle nasadit (nebo vůbec otestovat možné přínosy e-learningu ve vaší společnosti) a Vaše potřeby jsou standardní. Pokud Vám vyhovuje jít po produktové roadmapě dodavatele a vystačíte s běžnými integracemi a SLA, je to zpravidla nejrychlejší a nejbezpečnější cesta.
Vývoj na míru se vyplácí tam, kde je LMS součástí Vaší unikátní hodnoty nebo potřebujete nestandardní logiku, hluboké integrace či specifickou analytiku a datový model. Dává také smysl, pokud uvažujete v delším horizontu, akceptujete vyšší odpovědnost za údržbu a bezpečnost a máte stabilní tým (ať už interní či externí) schopný produkt dlouhodobě rozvíjet. V takovém nastavení Vám vlastní vývoj poskytne plnou kontrolu nad funkcemi i tempem inovací.
Open-source může být vhodným kompromisem: snižuje závislost na jednom dodavateli a eliminuje část licenčních nákladů.
Tip na závěr:
Pokud si přeci jen nevíte rady, nebo byste uvítali menší popostrčení, napište nám a třeba se domluvíme na krátké konzultaci.
